Privacyverklaring Woningstichting Rochdale

U deelt soms uw persoonlijke gegevens met ons. Bijvoorbeeld uw naam, adres en geboortedatum zodat u een huis bij ons kunt huren. Wij vinden het belangrijk dat wij op een zorgvuldige manier omgaan met uw persoonsgegevens. Uw privacy is voor ons heel belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij u uit hoe en waarom wij deze gegevens opslaan en gebruiken.

Van wie hebben wij persoonsgegevens nodig?  

Wij hebben de persoonsgegevens nodig van mensen die bij ons een huis huren of gaan huren. En ook van anderen, zoals huisbewaarders, mensen met wie wij een bruikleenovereenkomst hebben afgesloten, huisgenoten, kopers of mensen die contact met ons opnemen. Ook slaan wij persoonsgegevens op van zakelijke relaties en van medewerkers van Rochdale.

Wat zijn persoonsgegevens? 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets vertellen over u. Hierbij kunt u denken aan uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer of e-mailadres. Dit soort gegevens krijgen wij van u wanneer u bij ons gaat huren, als u ons een brief of e-mail stuurt of onze Klantenservice belt. Ook als u onze website bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens in de vorm van een IP-adres of een cookie. Ook ontvangen wij soms gegevens van andere organisaties, zoals WoningNet. 

Welke gegevens verwerken wij? 

Wij verwerken de volgende gegevens:

A. Persoonsgegevens die u ons meedeelt: 

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • E-mailadres
  • Geboortedatum en -plaats
  • BSN - nummer
  • Medische gegevens wanneer een woning aan u is toegewezen op basis van medische gronden
  • Burgelijke staat
  • Nummer legitimatiebewijs
  • Betalingsgegevens en rekeningnummer
  • Jaarinkomen/ huishoudinkomen 
  • Gezinssamenstelling
  • Sociaal-medische gegevens ten behoeve van veiligheid

Waar gebruiken wij deze gegevens voor? 

  • Wij gebruiken de door uw verstrekte gegevens om de huurovereenkomst goed te kunnen uitvoeren. Wanneer wij een woning verhuren, vragen wij bijvoorbeeld uw naam, adres, gezinssamenstelling en bankrekeningnummer. Zonder deze gegevens kunnen de afspraken uit de huurovereenkomst niet worden uitgevoerd. 
  • Wij gebruiken persoonsgegevens verder om onze dienstverlening te kunnen verbeteren, bijvoorbeeld door het laten uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek. 
  • Soms schrijft de wet voor dat wij gegevens voor een bepaald doel moéten verwerken, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst. 

B. Persoonsgegevens die automatisch worden verzameld:

Wanneer u onze website bezoekt, worden sommige gegevens automatisch verzameld via cookies. Denk aan uw IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en de duur van uw bezoek.

Wij gebruiken deze gegevens om:

  • de website goed te laten werken
  • het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren
  • de effectiviteit van onze communicatie te meten

Grondslag: Voor analytische en marketingcookies vragen wij uw toestemming via de cookiebanner (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Strikt noodzakelijke cookies plaatsen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Toestemming intrekken: U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiebanner op onze website.

Doorgifte: Sommige cookies worden geplaatst door diensten van derden, zoals Google. Deze gegevens kunnen worden opgeslagen op servers buiten de EU. Onze partners zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken en waarvoor, verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

Cameratoezicht 

Op sommige plaatsen maken wij gebruik van cameratoezicht. Dit doen wij om onze eigendommen te beschermen, vandalisme, schade en vervuiling te voorkomen en om het veiligheidsgevoel van huurders, medewerkers en derden te bevorderen. 
Wij hebben een protocol cameratoezicht opgesteld dat regelt dat wij bij de inzet van camera’s altijd uitzoeken of de privacy te veel wordt geschonden. Ook bekijken wij altijd of het ook zonder camera's kan. 

Sociaal–medische gegevens voor de veiligheid medewerkers 

Soms kunnen huurders gevaar opleveren voor hun omgeving, bijvoorbeeld doordat ze in de war of verslaafd zijn. Dit is belangrijk om te weten als we bijvoorbeeld bij die huurder iets moeten repareren. Daarom zetten wij dit in het dossier van die huurder. Alleen medewerkers die op bezoek gaan bij deze huurder kunnen dit zien. 

Gezinssamenstelling bij huurachterstanden

Wanneer er sprake is van een huurachterstand die kan leiden tot een gerechtelijke procedure, kunnen wij u vragen of er minderjarige kinderen op het adres wonen. Wij verwerken dit gegeven op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Wij doen dit omdat:

·         de rechter bij ontruimingszaken verplicht is te toetsen of er kinderen betrokken zijn en wat de gevolgen voor hen zijn;

·         wij u willen helpen bij het tijdig regelen van passende opvang indien nodig;

·         wij als woningcorporatie een maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben om dakloosheid van kinderen te voorkomen.

Wij registreren alleen óf er minderjarigen aanwezig zijn, niet hun namen of leeftijden. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de afhandeling van de procedure.

Beveiliging van uw gegevens   

Wij doen er alles aan om uw gegevens te beveiligen. Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor de uitvoeren van hun werkzaamheden, hebben toegang tot de persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.  

Rochdale heeft een ISO-27001 certificaat, waarmee aan alle eisen van informatiebeveiliging wordt voldaan (zie ook BIC - CorpoNet).

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u op basis van alleen geautomatiseerde verwerking. Er is altijd een medewerker betrokken bij belangrijke beslissingen die u aangaan, zoals de toewijzing van een woning of het starten van een procedure bij huurachterstand.

Met wie delen we uw persoonsgegevens 

In principe delen we uw gegevens niet met personen of organisaties buiten Woningstichting Rochdale. Behalve als dit nodig is voor de huurovereenkomst of om een dienst te leveren die wij beloven. Bijvoorbeeld als een aannemer aan de slag gaat in uw woning of buurt. En soms zijn we volgens de wet verplicht om persoonsgegevens door te geven. Bijvoorbeeld als we aangifte doen van fraude.  

Wanneer wij de gegevens aan anderen geven, maken we daarover duidelijke afspraken. 

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is.  Hoelang hangt af van het soort gegevens. 

  • Gegevens die nodig zijn voor uw huurovereenkomst bewaren wij 7 jaar na de beëindiging van de huur. Dit moet van de Belastingdienst.  
  • Andere gegevens bewaren wij twee jaar. Wij volgen de richtlijnen van branchevereniging Aedes. 

Wat mag u doen met de persoonsgegevens die we van u hebben? 

Als wij van u gegevens opslaan dan heeft u rechten. U mag de volgende dingen doen met de persoonsgegevens die we van u hebben:  

·         Gegevens bekijken – U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.

·         Gegevens aanpassen – U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

·         Gegevens verwijderen – U kunt vragen om uw gegevens te verwijderen.

·         Bezwaar maken – U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

·         Gegevens meenemen – U kunt uw gegevens in een standaardformaat ontvangen om deze aan een andere organisatie over te dragen.

·         Verwerking beperken – U kunt vragen om de verwerking tijdelijk te stoppen.

Heeft u een Mijn Rochdale account? Dan kunt u via Mijn Rochdale makkelijk uw gegevens bekijken of aanpassen. 

Wanneer u een klacht heeft dan kunt u contact met ons opnemen. Wij proberen dan samen tot een goede oplossing te komen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Op de volgende manieren kunt u contact met ons opnemen: 
​Een e-mail sturen via ons online contactformulier of een van onze andere contactmogelijkheden. 

Contactgegevens

Als u vragen heeft over uw privacy en/of deze privacyverklaring, neem dan contact op.

Privacy Officer 

Rochdale heeft een Privacy Officer. Wilt u contact opnemen met de Privacy Officer, dan kan dat door een e-mail te sturen naar privacy@rochdale.nl.